Geschäftsordnung für die Gemeindevertretung der Gemeinde Beschendorf

Aufgrund des § 34 Abs. 2 der Gemeindeordnung für Schleswig-Holstein in der Fassung vom 28.02.2003 (GVOBL. S.-H. S. 57) zuletzt geändert durch Gesetz vom 14.07.2023 (GVOBl. S. 308), hat die Gemeindevertretung der Gemeinde Beschendorf in ihrer Sitzung am 10.10.2023 folgende Geschäftsordnung beschlossen:

Präambel

Die Gemeindevertretung kann aus weiblichen, männlichen und diversen Mitgliedern bestehen. In dieser Geschäftsordnung wird - ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit - bei der Bezeichnung von Personen nur die männliche Form verwendet. Diese Bezeichnung steht rechtlich und in uneingeschränkter Gleichwertigkeit und Gleichberechtigung für alle Geschlechter.
Die Geschäftsordnung regelt die Arbeitsweise sowie das Beschlussverfahren für die Gemeindevertretung und deren Ausschüsse, soweit nicht die Gemeindeordnung und die Hauptsatzung bereits ausdrückliche Regelungen getroffen haben.

I. Abschnitt Allgemeines

§ 1 Erstes Zusammentreten (Konstituierung)

(1)

Die Gemeindevertretung wird zur ersten Sitzung von dem bisherigen Bürgermeister spätestens am 30. Tag nach Beginn der Wahlzeit einberufen (§ 34 GO).

(2)

Der bisherige Bürgermeister erklärt die Sitzung für eröffnet und stellt die Anwesenheit der gewählten Mitglieder sowie die Beschlussfähigkeit fest. Danach überträgt er dem am längsten ununterbrochen der Gemeindevertretung angehörenden Mitglied, das hierzu bereit ist, die Sitzungsleitung. Bis zur Neuwahl des Bürgermeisters handhabt das am längsten ununterbrochen der Gemeindevertretung angehörende Mitglied die Ordnung und übt das Hausrecht im Sitzungsraum aus (§ 37 GO).

(3)

Die Gemeindevertretung wählt unter der Leitung des am längsten ununterbrochen der Gemeindevertretung angehörenden Mitgliedes aus ihrer Mitte den Bürgermeister und unter dessen Leitung die Stellvertreter. Dem am längsten ununterbrochen der Gemeindevertretung angehörenden Mitglied obliegt es nach der Ernennung durch den bisherigen Bürgermeister den neuen Bürgermeister zu vereidigen und ihn in sein Amt einzuführen.

(4)

Der neu gewählte Bürgermeister verpflichtet seine Stellvertreter und alle übrigen Mitglieder der Gemeindevertretung durch Handschlag auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten und führt sie in ihre Tätigkeit ein.

§ 2 Bürgermeister

(1)

Der Bürgermeister eröffnet, leitet und schließt die Sitzung der Gemeindevertretung. Er hat ihre Würde und ihre Rechte zu wahren sowie ihre Arbeit zu fördern. In den Sitzungen handhabt er die Ordnung und übt das Hausrecht im Sitzungsraum aus. Er repräsentiert die Gemeinde bei öffentlichen Anlässen. Der Bürgermeister hat diese Aufgaben gerecht und unparteiisch wahrzunehmen. Ihm obliegt die Verhandlungsleitung (§ 37 GO).

(2)

Der Bürgermeister wird, wenn er verhindert ist, durch seinen 1. Stellvertreter, ist auch dieser verhindert, durch seinen 2. Stellvertreter vertreten.

§ 3 Fraktionen

(1)

Die Fraktionen (§ 32 a GO) teilen zu Beginn der konstituierenden Sitzung dem Leiter der Versammlung (§ 1 Abs. 2) die Namen der Fraktionsmitglieder, des Vorsitzenden und seines Stellvertreters schriftlich oder zu Protokoll mit. Der Fraktionsvorsitzende gibt die Erklärungen für seine Fraktion ab.

(2)

Änderungen in der Zusammensetzung und Leitung der Fraktionen sind dem Bürgermeister unverzüglich schriftlich oder zur Niederschrift anzuzeigen.

§ 4 Mitteilungspflicht

(1)

Die Mitglieder der Gemeindevertretung teilen bis zur konstituierenden Sitzung dem amtierenden Vorsitzenden mit, welchen Beruf und welche anderen vergüteten oder ehrenamtlichen Tätigkeiten sie ausüben, soweit dies für die Ausübung des Mandates von Bedeutung sein kann. Ob der Beruf oder die vergütete oder ehrenamtliche Tätigkeit für die Ausübung des Mandats von Bedeutung sein kann, entscheidet der Gemeindevertreter in eigener Verantwortung nach pflichtgemäßem Ermessen.

(2)

Ausschussmitglieder, die nicht der Gemeindevertretung angehören, und nachrückende Gemeindevertreter haben die erforderlichen Angaben nach Abs. 1 innerhalb eines Monats nach Annahme des Mandats, spätestens aber vor der ersten Sitzung, für die sie geladen werden, mitzuteilen.

(3)

Die Mitteilung nach Abs. 1 und 2 erfolgt unaufgefordert in schriftlicher Form und ist von den Betroffenen zu unterzeichnen.

(4)

Die Angaben nach Abs. 1 werden durch den Bürgermeister nach ihrem Eingang in der in der Hauptsatzung vorgesehenen Form bekannt gemacht.

§ 5 Ausschließungsgründe

(1)

Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse teilen dem Bürgermeister das Vorliegen von Ausschließungsgründen nach § 22 GO vor Beginn der Sitzung der Gemeindevertretung, in der Tagesordnungspunkte anstehen, bei der diese Ausschließungsgründe zutreffen, mit. Im Streitfall, ob diese Gründe vorliegen, entscheidet die Gemeindevertretung hierüber abschließend.

(2)

Der Gemeindevertreter, der diese Mitteilung vollzogen hat, hat während der Beratung und Entscheidung darüber, ob Ausschließungsgründe vorliegen, den Sitzungsraum zu verlassen. Dies gilt auch für die stellv. Ausschussmitglieder.

II. Abschnitt Vorbereitung der Sitzung

§ 6 Einberufung

(1)

Der Bürgermeister beruft die Gemeindevertretung zu Sitzungen ein, so oft es die Geschäftslage erfordert, sie soll mindestens einmal im Vierteljahr einberufen werden (§ 34 Abs. 1 GO).
Sie ist unverzüglich einzuberufen, wenn ein Drittel der gesetzlichen Zahl der Gemeindevertreter es unter Angabe des Beratungsgegenstandes verlangt.

(2)

Die Einberufung erfolgt durch schriftliche Ladung. Die Zustellung der Ladung erfolgt durch E-Mail, die weiteren Sitzungsvorlagen und sonstigen Unterlagen werden im Ratsinformationssystem ALLRIS elektronisch zur Verfügung gestellt. Die Ladung enthält Ort, Zeit und Tagesordnung der Sitzung. Ort, Zeitpunkt und Tagesordnung der Sitzung bestimmt der Bürgermeister.

(3)

Der Einladung sind für die einzelnen Tagesordnungspunkte vorgesehene Beratungsunterlagen beizufügen; dies gilt insbesondere für Entwürfe von Satzungen, Verträgen und Richtlinien, die beschlossen werden sollen.

(4)

Es gilt die gesetzliche Mindestladungsfrist (§ 34 Abs. 3 Satz 1 GO). Wird im Einzelfall die Ladungsfrist verkürzt, so ist hierauf in der Ladung hinzuweisen. Bei der Berechnung der Ladungsfrist zählen der Tag der Zustellung der Ladung und der Sitzungstag nicht mit. Die Ladungsfristen gelten auch dann als gewahrt, wenn infolge technischer Schwierigkeiten oder aus zufälligen Gründen einzelne Mitglieder der Gemeindevertretung eine Einladung verspätet erhalten haben.

(5)

Wurde die Ladungsfrist wegen der Dringlichkeit eines Beratungsgegenstandes unterschritten, so dürfen in der Sitzung nur Tagesordnungspunkte erörtert werden, die das Unterschreiten der Ladungsfrist notwendig machen; diese haben keine Alibifunktion für weitere Beratungspunkte, die auch bei Beachtung der Landungsfrist abgehandelt werden könnten.

(6)

Die Ordnungsmäßigkeit der Ladung ist vor Eintritt in die Tagesordnung vom Bürgermeister festzustellen.

(7)

Mitglieder der Gemeindevertretung, die aus triftigem Grund an der Sitzungsteilnahme verhindert sind, teilen dies unverzüglich dem Bürgermeister mit.

§ 7 Anträge zur Tagesordnung

(1)

Anträge, die in die Tagesordnung aufgenommen werden sollen, sind schriftlich und möglichst mit einer Begründung versehen, an den Bürgermeister zu richten. Anträge der Fraktionen müssen vom Fraktionsvorsitzenden, im Übrigen von den Antragstellern unterzeichnet sein. Wer nach § 22 GO von der Mitwirkung ausgeschlossen ist, hat auch kein Antragsrecht.

(2)

Anträge werden zunächst im zuständigen Ausschuss behandelt, sofern der Antragsteller nicht eine unmittelbare Behandlung in der Gemeindevertretung ausdrücklich bei der Antragstellung verlangt. Der Bürgermeister leitet Anträge, die nicht unmittelbar in der Gemeindevertretung zu behandeln sind, dem Vorsitzenden des zuständigen Ausschusses zu. Der Verwaltung ist dabei Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

(3)

Um in die Tagesordnung der nächsten Sitzung der Gemeindevertretung aufgenommen werden zu können, müssen Anträge mindestens 15 Werktage vor dem Sitzungstag dem Bürgermeister zugegangen sein. Ist diese Frist nicht eingehalten worden, so unterrichtet der Bürgermeister unverzüglich den Antragsteller davon.

(4)

Ein nach Abs. 3 verspätet eingegangener Antrag kann nur nach § 34 Abs. 4 Satz GO in die Tagesordnung aufgenommen werden, wenn es sich um eine dringende Angelegenheit handelt und zwei Drittel der gesetzlichen Zahl der Gemeindevertreter dem zustimmen (Dringlichkeitsantrag).

(5)

Sind Anträge, die bereits als Tagesordnungspunkte für eine Sitzung der Gemeindevertretung festgesetzt waren, in dieser Sitzung nicht mehr behandelt worden, weil sie wegen des Sitzungsendes nicht mehr zur Beratung aufgerufen werden konnten, so gelten sie auch für die nächste Sitzung als gestellt und sind bei der Aufstellung der Tagesordnung vorrangig zu berücksichtigen.

(6)

Als zulässig festgestellte Einwohneranträge nach § 16b GO sind in der nächstmöglichen Sitzung der Gemeindevertretung auf die Tagesordnung zu setzen.

§ 8 Tagesordnung

(1)

Die Sitzungen der Gemeindevertretung sind grundsätzlich in folgender Reihenfolge durchzuführen:

1. Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden, Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Ladung, der Anwesenheit der Gemeindevertreter (namentliche Bekanntgabe fehlender Gemeindevertreter) sowie Feststellung der Beschlussfähigkeit der Gemeindevertretung
2. Änderungsanträge zur Tagesordnung (die Gemeindevertretung kann unter den Voraussetzungen des § 34 Abs. 4 GO die Tagesordnung erweitern (Dringlichkeitsanträge); der Beschluss bedarf der Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Gemeindevertreter. Dringlichkeitsanträge können noch bis zur Schließung einer Sitzung von jedem Gemeindevertreter gestellt werden.
   Vor der Entscheidung über die Absetzung von Tagesordnungspunkten muss den Fraktionen Gelegenheit zu einer kurzen Stellungnahme zur Sache eingeräumt werden. Beschlüsse über die Absetzung von Tagesordnungspunkten oder die Änderung ihrer Reihenfolge werden mit einfacher Mehrheit der anwesenden Mitglieder der Gemeindevertretung gefasst.),
3. Einwohnerfragestunde
4. Genehmigung der Niederschrift über die letzte Sitzung der Gemeindevertretung
5. Eingaben und Anfragen
6. Mitteilungen des Bürgermeisters über wichtige Verwaltungsangelegenheiten
7. Abwicklung der Tagesordnung
8. Abwicklung der nichtöffentlichen Tagesordnung
9. Schließen der Sitzung durch den Vorsitzenden

(2)

Die Tagesordnungspunkte müssen so formuliert sein, dass sie den Beratungsgegenstand hinreichend erkennen lassen.

(3)

In der Tagesordnung sind die Beratungsgegenstände, bei denen ein Antrag auf Ausschluss der Öffentlichkeit zu erwarten ist, an den Schluss der Tagesordnung zu stellen. Die Beratungsgegenstände sind so zu umschreiben, dass dadurch der Zweck des Ausschlusses der Öffentlichkeit nicht gefährdet wird.

(4)

Über Angelegenheiten, die nicht auf der Tagesordnung gestanden haben, kann nicht beraten und beschlossen werden.

III. Abschnitt Durchführung der Sitzung

§ 9 Teilnahme an Sitzungen

(1)

Die Gemeindevertreter sind verpflichtet, an den Sitzungen der Gemeindevertretung teilzunehmen. Das Recht des Gemeindevertreters, jederzeit auf den Sitz in der Gemeindevertretung bzw. in einem Ausschuss zu verzichten, bleibt hiervon unberührt.

(2)

Wer verhindert ist, erst verspätet erscheinen kann oder die Sitzung vorzeitig verlassen muss, hat dies vorher dem Bürgermeister mitzuteilen. Wer ohne triftigen Grund vorsätzlich oder fahrlässig eine Sitzung der Gemeindevertretung oder eines Ausschusses fernbleibt, handelt ordnungswidrig. Die Ordnungswidrigkeit kann auf Antrag der Gemeindevertretung mit einer Geldbuße geahndet werden (§ 134 Abs. 1 GO).

(3)

Dritte, deren Anwesenheit zweckmäßig ist, sowie Einwohner, die vom Gegenstand der Beratung unmittelbar betroffen sind, können auf Verlangen der Gemeindevertretung sowie des Bürgermeisters hinzugezogen werden.

(4)

Außer den teilnahmeberechtigten bzw. - verpflichteten Vertretern der Verwaltung und dem gesondert bestellten Protokollführer können auf Verlangen der Gemeindevertretung Sachverständige hinzugezogen werden.

§ 10 Öffentlichkeit, Ausschluss der Öffentlichkeit

(1)

Die Sitzungen der Gemeindevertretung sind grundsätzlich öffentlich. Zeit und Ort der Sitzung sowie deren Tagesordnung sind so rechtzeitig in der durch die Hauptsatzung bestimmten Form der örtlichen Bekanntmachung zu veröffentlichen, dass die Einwohner Gelegenheit haben, an den Sitzungen als Zuhörer teilzunehmen.

(2)

Ton- und Bildaufnahmen sowie Veröffentlichungen hieraus sind nur zulässig, wenn dies einstimmig von der Gemeindevertretung gebilligt wird oder keiner derjenigen, die das Wort ergreifen dürfen, widerspricht.

(3)

Die Öffentlichkeit ist auszuschließen, wenn überwiegende Belange des öffentlichen Wohls oder berechtigte Interessen Einzelner dies erfordern. Ein derartiger Beschluss bedarf der Mehrheit von zwei Dritteln der anwesenden Gemeindevertreter.
Über den Antrag wird in nichtöffentlicher Sitzung beraten und entschieden; ohne Aussprache wird in öffentlicher Sitzung entschieden.

(4)

Die Angelegenheit kann in öffentlicher Sitzung behandelt werden, wenn die Person, deren Interessen geschützt werden soll, dies schriftlich verlangt oder sein/ihr schriftliches Einverständnis erklärt hat.

(5)

Über den Ausschluss der Öffentlichkeit beschließt die Gemeindevertretung im Einzelfall.

(6)

Unter Ausschluss der Öffentlichkeit gefasste Beschlüsse sind, wenn die Sitzung öffentlich fortgesetzt wird, unmittelbar nach Wiedereintritt in die öffentliche Sitzung, sonst in der nächsten öffentlichen Sitzung bekanntzugeben. Die Bekanntgabe hat so zu erfolgen, dass Sinn und Zweck der Beratung und Beschlussfassung nicht in Frage gestellt werden.

§ 11 Einwohnerfragestunde

(1)

In jeder Sitzung der Gemeindevertretung findet vor der Beratung von Sachthemen eine Einwohnerfragestunde statt. In der Einwohnerfragestunde können Fragen zu Beratungsgegenständen oder zu anderen Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft gestellt und Vorschläge und Anregungen unterbreitet werden. Redeberechtigt sind Einwohner, die das 14. Lebensjahr vollendet haben. Der Bürgermeister kann verlangen, dass hierfür ein Nachweis erbracht wird. Die Einwohnerfragestunde dauert höchstens 30 Minuten. Sie kann durch Beschluss der Gemeindevertretung um weitere 30 Minuten verlängert werden.

(2)

Jeder Einwohner darf nur eine Frage und eine Zusatzfrage stellen. Ist die Zeit nicht ausgeschöpft, hat jeder Fragesteller nochmals die Möglichkeit, weiter Fragen zu stellen. Die Fragen, Vorschläge und Anregungen sind sachlich und möglichst kurz vorzutragen und müssen eine kurze Beantwortung ermöglichen. Sie dürfen sich nur auf einen Gegenstand von allgemeinem Interesse beziehen. Nicht zulässig sind Anregungen und Vorschläge zu Angelegenheiten, die Tagesordnungspunkte der Sitzung betreffen, bei deren Behandlung und Entscheidung der Fragesteller nach § 22 GO ausgeschlossen werden müsste, wenn er Mitglied der Gemeindevertretung wäre.
Zu Tagesordnungspunkten, die in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden sollen oder müssen, sind Fragen unzulässig. Für das Vorbringen einer Frage stehen maximal 3 Minuten zur Verfügung.

(3)

Die Fragen, Vorschläge und Anregungen sollen mündlich vorgetragen werden. Sie werden mündlich beantwortet. Kann eine Frage nicht sofort beantwortet werden, erfolgt die Beantwortung schriftlich oder in der nächsten Einwohnerfragestunde. Eine Aussprache über die Antworten findet nicht statt.

(4)

Die Fragen sind grundsätzlich an den Bürgermeister zu richten und werden von ihm beantwortet. Werden die Fragen gezielt an andere Mitglieder der Gemeindevertretung gerichtet, so sind diese auch berechtigt zu antworten. Die Antworten können durch andere Mitglieder, insbesondere von den Vorsitzenden der fachlich zuständigen Ausschüsse ergänzt werden. Dem Bürgermeister steht in jedem Falle das Schlusswort der einzelnen Antworten zu.

(5)

Dem Bürgermeister obliegt die Handhabung der Einwohnerfragestunde.
Er kann einem Fragesteller das Wort entziehen oder eine gestellte Frage zurückweisen, wenn die Voraussetzungen des Absatzes 2 nicht erfüllt sind.
Im Zweifel entscheidet die Gemeindevertretung.

(6)

Auf Antrag eines Mitglieds der Gemeindevertretung kann die Gemeindevertretung die Einwohnerfragestunde durch Beschluss beenden.

§ 12 Anregungen und Beschwerden

Einwohner haben das Recht, sich schriftlich oder zur Niederschrift mit Anregungen und Beschwerden an die Gemeindevertretung zu wenden, die sich dann auf der nächsten Sitzung hiermit zu befassen hat. Antragsteller sind über die Stellungnahme der Gemeindevertretung möglichst innerhalb von 2 Monaten zu unterrichten. Ansonsten ist eine Zwischennachricht zu erteilen.

§ 13 Unterrichtung der Gemeindevertretung

(1)

Die Gemeindevertretung ist vom Bürgermeister rechtzeitig und möglichst umfassend über alle wichtigen Angelegenheiten der Gemeinde, über die Arbeit der Ausschüsse und über Anordnungen der Aufsichtsbehörde zu unterrichten. Der Unterrichtungspflicht wird auch dadurch Genüge getan, dass die Angelegenheit in dem zuständigen Ausschuss erörtert und in der Sitzungsniederschrift erwähnt wird. Dies gilt nicht, wenn die Aufsichtsbehörde ausdrücklich die Unterrichtung der Gemeindevertretung verlangt.

(2)

Die Unterrichtung über die wichtigen Angelegenheiten soll zu Beginn jeder öffentlichen Sitzung der Gemeindevertretung unter dem Tagesordnungspunkt “Mitteilungen des Bürgermeisters” erfolgen.

(3)

Als wichtige Angelegenheiten gelten insbesondere

1. beachtliche Abweichungen und Verzögerungen in der Ausführung von Beschlüssen der Gemeindevertretung und ihrer Ausschüsse,
2. wesentliche Abweichungen vom Haushalts- und Finanzplan der Gemeinde
3. größere Betriebsstörungen bzw. wesentliche Veränderungen bei den öffentlichen Einrichtungen der Gemeinde,
4. wesentliche Änderungen der Personalwirtschaft,
5. Klagen gegen die Gemeinde in allen Rechtsgebieten,
6. Anwendung von Kommunalaufsichtsmitteln nach den §§ 123 bis 127 GO,
7. Weisungen von Fachaufsichtsbehörden von erheblicher Bedeutung für die Gemeinde, und
8. Prüfungs- und Ordnungsberichte.

(4)

Die Unterrichtung über die Arbeit der Ausschüsse kann auch von dem Vorsitzenden des zuständigen Ausschusses vorgenommen werden, wobei darauf Rücksicht zu nehmen ist, ob die Angelegenheit in einem öffentlichen oder nichtöffentlichen Teil der Sitzung des Ausschusses beraten worden ist.

(5)

Soweit durch die Mitteilungen Angelegenheiten berührt werden, die nach § 10 dieser Geschäftsordnung von der Behandlung in öffentlicher Sitzung ausgeschlossen sind, sind sie im nichtöffentlichen Teil der Sitzung bekanntzugeben.

§ 14 Sonstige Unterrichtungen

(1)

Die Unterrichtung der Einwohner/innen nach § 16 a Abs. 1 GO kann auch im Rahmen einer Einwohnerversammlung erfolgen.

(2)

Die Unterrichtung erfolgt grundsätzlich durch den Bürgermeister. Soweit ein Ausschuss die abschließende Entscheidung getroffen hat, kann die Unterrichtung auch durch den Vorsitzenden des zuständigen Ausschusses erfolgen.

(3)

Die in § 47 f GO vorgesehene Beteiligung von Kindern und Jugendlichen findet je nach Einzelfall in besonderer Weise statt, evtl. in einer Jugendeinwohnerversammlung, diese kann mit einer Einwohnerversammlung verbunden werden.

§ 15 Anfragen aus der Gemeindevertretung

(1)

Jeder Gemeindevertreter ist berechtigt, unter dem so in der Tagesordnung zu bezeichnenden Punkt Anfragen an den Bürgermeister, an die Ausschussvorsitzenden sowie an anwesende Vertreter der Verwaltung zu richten.

(2)

Die Anfragen müssen kurz gefasst sein, dürfen keine Feststellungen und Wertungen enthalten und sollen spätestens zwei Tage vor der Sitzung beim Bürgermeister vorliegen. Anfragen, die dieser Form nicht genügen, können sofort, müssen aber spätestens in der nächstfolgenden Sitzung mündlich beantwortet werden. Mit Einverständnis des Fragestellers kann auch eine schriftliche Antwort erteilt werden.

(3)

Anfragen, die einen Tagesordnungspunkt der Sitzung betreffen, sind unzulässig. Anfragen zu Angelegenheiten, die von der Behandlung in öffentlicher Sitzung ausgeschlossen sind, werden in nichtöffentlicher Sitzung beantwortet.

(4)

Der Fragesteller ist berechtigt, seine Anfrage in der Sitzung der Gemeindevertretung mündlich kurz zu begründen und bis zu zwei Zusatzfragen zu stellen. Der Bürgermeister soll weitere Zusatzfragen durch andere Mitglieder der Gemeindevertretung zulassen, soweit dadurch die ordnungsgemäße Abwicklung dieses Teils der Sitzung nicht gefährdet wird. Zusatzfragen, die in keinem unmittelbaren Zusammenhang mit der Hauptfrage stehen, sind unzulässig. Die Behandlung der Anfragen sollte in der Regel 30 Minuten nicht übersteigen.

(5)

Eine Aussprache findet nicht statt, es sei denn, dass eine Fraktion zu einer Antwort von allgemeinem aktuellem Interesse eine Aussprache beantragt.

IV. Abschnitt Beratung und Beschlussfassung

§ 16 Anträge und Vorlagen

(1)

Jeder Beschluss der Gemeindevertretung setzt einen Antrag oder einen Beschlussvorschlag voraus.

(2)

Vorlagen mit Beschlussvorschlägen werden in der Regel von der Verwaltung erstellt, die im Einvernehmen mit dem Bürgermeister die Beschlüsse der Gemeinde vorbereitet.

(3)

Anträge auf Beschlussfassung können von den Ausschüssen, den Fraktionen und von jedem einzelnen Mitglied der Gemeindevertretung gestellt werden als

1. Sachanträge, die sich auf Erledigung der in der Tagesordnung enthaltenen Beratungsgegenstände beziehen,
2. Anträge zur Ergänzung oder Änderung der Tagesordnung,
3. Anträge zur Geschäftsordnung, mit denen das Verfahren beeinflusst werden soll.

(4)

Anträge der Mitglieder der Gemeindevertretung und Fraktionen, die Gegenstand einer Beratung in der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss werden sollen, sind dem Bürgermeister spätestens 15 Tage vor der nächsten Sitzung schriftlich vorzulegen, damit sie geprüft, ggf. mit einer Stellungnahme versehen werden können und wenn diese noch auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung kommen sollen. Diese Anträge sind in kurzer und klarer Form abzufassen und zu begründen. Anträge, die Ausgaben verursachen oder vorgesehene Einnahmen mindern, müssen zugleich Deckungsvorschläge enthalten.

(5)

Es darf nur über Anträge und Beschlussvorschläge abgestimmt werden, die vorher schriftlich festgelegt oder zu Protokoll gegeben worden sind und einen hinreichend klar formulierten Beschlussvorschlag enthalten, der insgesamt angenommen oder abgelehnt werden kann.

(6)

Anträge können bis zum Schluss der Beratung des Tagesordnungspunktes gestellt werden.

(7)

Über einen bereits zur Abstimmung gebrachten Antrag kann in derselben Sitzung nicht noch einmal entschieden werden.

(8)

Anträge und Beschlussvorschläge können von denjenigen, die sie eingebracht haben, bis zum Beginn der Abstimmung zurückgezogen werden. Eine Abstimmung findet dann darüber nicht mehr statt.

§ 17 Geschäftsordnungsanträge

(1)

Geschäftsordnungsanträge sind Anträge, mit denen der Gang der Beratung in der Gemeindevertretung beeinflusst werden soll. Der Antrag wird unmittelbar vom Protokollführer für die Niederschrift festgehalten. Er kann auf Wunsch des Antragstellers kurz begründet werden. Danach kann ein Gemeindevertreter gegen den Antrag sprechen. Unmittelbar darauf folgt die Abstimmung über diesen Geschäftsordnungsantrag.

(2)

Geschäftsordnungsanträge sind insbesondere folgende Anträge:

1. Antrag auf Schluss der Rednerliste,
2. Antrag auf Schluss der Debatte,
3. Antrag auf Übergang zur Tagesordnung,
4. Antrag auf Vertagung,
5. Antrag auf Sitzungsunterbrechung, und
6. Antrag auf Feststellung der Beschlussunfähigkeit.

(3)

Jeder Gemeindevertreter kann zu einem Tagesordnungspunkt nur einen Geschäftsordnungsantrag stellen. Die Antragsteller weisen auf ihre Absicht, einen Geschäftsordnungsantrag stellen zu wollen, durch den Zuruf “Zur Geschäftsordnung” hin. Dies kann ergänzend durch das Heben beider Hände deutlich gemacht.

§ 18 Abwicklung der Tagesordnungspunkte, Sitzungsunterbrechung

(1)

Vom Zeitpunkt der Eröffnung der Beratung eines Tagesordnungspunktes bis zur Abstimmung kann jederzeit der Antrag auf Übergang zur Tagesordnung gestellt werden. Über diesen Antrag ist vor anderen Anträgen abzustimmen. Wird dem Antrag widersprochen, so ist vor der Abstimmung ein Redner für und ein Redner gegen den Antrag zu hören. Die Redezeit ist jeweils auf fünf Minuten begrenzt. Mit der Annahme des Antrages auf Übergang zur Tagesordnung ist dieser Gegenstand erledigt; eine Sachabstimmung findet nicht mehr statt. Wird der Antrag abgelehnt, darf er im Lauf derselben Beratung nicht wiederholt werden.

(2)

Anträge oder Vorlagen, die weiterer Vorbereitung bedürfen, kann die Gemeindevertretung jederzeit an einen oder mehrere Ausschüsse zur Beratung verweisen oder zurückverweisen. Bei Überweisung an mehrere Ausschüsse muss der federführende Ausschuss bestimmt werden. Über den Antrag auf Verweisung an Ausschüsse ist vor Sachanträgen abzustimmen.

(3)

Gemeindevertreter, bei denen die Möglichkeit besteht, dass sie nach § 22 GO von der Mitwirkung ausgeschlossen sind, haben dies spätestens nach Aufruf und vor Beginn der Beratung des betreffenden Tagesordnungspunktes dem Bürgermeister mitzuteilen.

(4)

Der Bürgermeister kann die Sitzung unterbrechen. Auf Antrag einer Fraktion oder eines Drittels der anwesenden Gemeindevertreter muss er die Sitzung unterbrechen. Die Unterbrechung soll nicht länger als 15 Minuten dauern.

(5)

Ist die Rednerliste erschöpft oder meldet sich niemand zu Wort, so erklärt der Bürgermeister die Aussprache für geschlossen. Die Beratung kann jedoch auch von der Gemeindevertretung vertagt oder geschlossen werden. Der Antrag auf Vertagung oder Schluss der Beratung muss von einer Fraktion oder einem Drittel der anwesenden Gemeindevertreter unterstützt werden. Der Schlussantrag geht bei der Abstimmung dem Vertagungsantrag vor und ist erst zulässig, nachdem mindestens ein Vertreter jeder Fraktion das Wort hatte. Bevor über einen Vertagungs- oder Schlussantrag abgestimmt wird, sind die noch vorliegenden Wortmeldungen bekanntzugeben und ist ein Redner gegen den Antrag zu hören. Wird der Schlussantrag angenommen, ist die Aussprache beendet und über den Beratungsgegenstand abzustimmen.

(6)

Vertagte Beratungsgegenstände sind vom Bürgermeister auf die Tagesordnung der nächsten Sitzung der Gemeindevertretung zu setzen.

(7)

Nach 23.00 Uhr oder nach 3 ½-stündiger Sitzungsdauer werden keine weiteren Tagesordnungspunkte aufgerufen. Der in der Beratung befindliche Tagesordnungspunkt wird abschließend behandelt. Danach ist die Sitzung zu schließen. Die restlichen Punkte sind in der nächstfolgenden Sitzung der Gemeindevertretung an vorderer Stelle auf die Tagesordnung zu setzen.

§ 19 Worterteilung

(1)

Gemeindevertreter, Vertreter der Verwaltung und geladene Sachverständige, die zur Sache sprechen wollen, haben sich beim Bürgermeister durch Handzeichen zu Wort zu melden. Dies gilt auch für die Gleichstellungsbeauftragte, soweit es sich um eine Angelegenheit ihres Aufgabenbereiches handelt.

(2)

Nach Eröffnung der Beratung kann der Bürgermeister vor Eintritt in die Rednerliste das Wort an Berichterstatter (z.B. Ausschussvorsitzende), Sachverständige oder Antragsteller zwecks Erläuterung bzw. Einführung in die Thematik erteilen.
Auf Wunsch steht diesem Personenkreis am Ende der Beratung ein Schlusswort zu.

(3)

Im Übrigen erteilt der Bürgermeister das Wort nach der Reihenfolge der Wortmeldungen, soweit nicht mit Zustimmung der Redeberechtigten hiervon abgewichen wird.

(4)

Das Wort zur Geschäftsordnung ist jederzeit zu erteilen und darf sich nur auf den in der Beratung befindlichen Tagesordnungspunkt beziehen. Es darf dadurch kein Sprecher unterbrochen werden.

(5)

Das Wort zur persönlichen Bemerkung ist erst nach Schluss der Beratung zu erteilen. Persönliche Bemerkungen dürfen nur eigene Ausführungen richtigstellen und persönliche Angriffe, die während der Beratung gegen den Sprecher erfolgten, abwehren. Die Redezeit beträgt höchstens fünf Minuten. Persönliche Bemerkungen für Dritte sind genauso unzulässig wie eine Erwiderung auf eine persönliche Bemerkung.

(6)

Nicht erteilt wird das Wort,

1. solange ein anderer Redner das Wort hat und eine Zwischenfrage nicht gestattet,
2. wenn sich die Gemeindevertretung in der Abstimmung befindet,
3. wenn sich der Tagesordnungspunkt, zu dem die Wortmeldung erfolgte, durch Vertagung, Schluss der Beratung oder Verweisung insoweit erledigt hat, und
4. wenn die Beschlussunfähigkeit der Gemeindevertretung nach § 38 Abs. 1 Satz 3 oder Satz 4 GO festgestellt wurde.

(7)

Die Gemeindevertretung kann für eine Sitzung allgemein vor Eintritt in die Tagesordnung oder für einen einzelnen Tagesordnungspunkt vor dessen Aufruf zur Beratung eine Redezeitbegrenzung festlegen. Dem Antragsteller und den Fraktionsvorsitzenden ist dabei eine Redezeit von höchstens fünf Minuten und weiteren Rednern von drei Minuten zu gewähren.

§ 20 Abstimmungen

(1)

Nach Schluss der Beratung (Abwicklung der Rednerliste) stellt der Bürgermeister das Ende der Beratung fest und tritt in die Abstimmung ein. Er trägt die gestellten Anträge vor. Auf Verlangen ist vor der Abstimmung der Antrag zu verlesen. Sind mehrere Anträge zu einer Angelegenheit gestellt, so ist die Reihenfolge, in der über die Anträge abgestimmt wird, vom Bürgermeister bekanntzugeben. Es wird offen durch Handzeichen abgestimmt.

(2)

Über die gestellten Anträge wird in folgender Reihenfolge abgestimmt:

1. zunächst über die Anträge der vorbereitenden Ausschüsse oder die Beschlussvorschläge des Bürgermeisters bzw. der Verwaltung
2. sodann über Änderungsanträge und
3. danach über Ergänzungsanträge.

(3)

Liegen zu einem Tagesordnungspunkt mehrere Änderungs- oder Ergänzungsvorschläge vor, so wird zunächst über den abgestimmt, der vom Ursprungsantrag am weitesten abweicht. Bei Änderungs- und Ergänzungsanträgen mit finanziellen Auswirkungen hat der Antrag den Vorrang, der die meisten Mehrausgaben bzw. Minderausgaben bewirken würde. In Zweifelsfällen entscheidet der Bürgermeister über die Reihenfolge der Abstimmungen.

(4)

Es kann auf einen mit Stimmenmehrheit angenommenen Geschäftsordnungsantrag hin beschlossen werden, dass über einzelne Teile der Beschlussvorlage oder Anträge gesondert abzustimmen ist. Über die Vorlage bzw. den Antrag ist danach insgesamt zu beschließen.

(5)

Der Bürgermeister stellt die Zahl der Mitglieder fest, die

1. dem Antrag zustimmen,
2. den Antrag ablehnen oder
3. sich der Stimme enthalten

und gibt das Ergebnis bekannt. Ein Antrag ist angenommen, wenn er die Mehrheit der Stimmen erhalten hat. Bei der Berechnung der Stimmenmehrheit zählen nur die Ja- und Neinstimmen. Bei Stimmengleichheit ist ein Antrag abgelehnt.

(6)

Das Abstimmungsergebnis kann bis zum Aufruf des nächsten Tagesordnungspunktes durch jedes Mitglied der Gemeindevertretung mit der Begründung angezweifelt werden, dass falsch gezählt worden ist oder dass nicht alle Abstimmenden berücksichtigt wurden. Die Abstimmung ist sodann zu wiederholen. An ihr dürfen nur diejenigen teilnehmen, die bei der vorangegangenen beteiligt waren.

(7)

Eine Fraktion oder ein Drittel der gesetzlichen Zahl der Mitglieder der Gemeindevertreter kann durch einen vor Abstimmungsbeginn gestellten Geschäftsordnungsantrag verlangen, dass namentlich abgestimmt wird. Die Stimmabgabe erfolgt sodann in der Reihenfolge des Alphabets. Die Namen der Abstimmenden und ihre Stimmabgabe sind in der Niederschrift festzuhalten.

(8)

Die Fragestellung in der zur Entscheidung anstehenden Sache muss in der Regel so erfolgen, dass sie mit "ja" oder "nein" beantwortet werden kann. Zu der Fassung der Frage kann jeder Gemeindevertreter das Wort zur Geschäftsordnung verlangen, seine Ausführungen müssen sich auf die Fragestellung beschränken.

(9)

"Stillschweigende Beschlüsse" etwa in der Form, dass kein Gemeindevertreter gegen den Beschlussvorschlag bzw. Antrag Widerspruch erhebt, sind unzulässig.

§ 21 Wahlen

(1)

Wahlen sind nur solche Beschlüsse, die durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes durch Verordnung ausdrücklich als ‘Wahlen’ bezeichnet werden.

(2)

Soll eine Verhältniswahl nach § 40 Abs. 4 GO durchgeführt werden, so sind der entsprechende Antrag und die dazugehörenden Wahlvorschläge durch den Fraktionsvorsitzenden rechtzeitig vor der Wahl dem Bürgermeister mitzuteilen.

(3)

Zur Vorbereitung und Durchführung von Wahlen wird auf Verlangen einer Fraktion oder eines Drittels der gesetzlichen Zahl der Mitglieder der Gemeindevertretung ein Wahlausschuss gebildet, der aus Gemeindevertretern besteht. Der Wahlausschuss wählt seinen Vorsitzenden selbst. Die Mitglieder des Ausschusses fungieren zugleich als Stimmenzähler.

(4)

Gewählt wird, wenn niemand widerspricht, durch Handzeichen, sonst durch Stimmzettel. Für die Stimmzettel sind äußerlich gleiche Zettel zu verwenden, die so vorzubereiten sind, dass sie nur noch mit einem Kreuz mit demselben Schreibgerät zu kennzeichnen sind. Bei weiterer Beschriftung, Gestaltung oder fehlender Kennzeichnung des Stimmzettels ist die Stimme ungültig. Werden keine Umschläge verwendet, für deren äußeres Erscheinungsbild im Übrigen das gleiche wie für die Stimmzettel gilt, so sind die Stimmzettel einmal zu falten.

(5)

Der Bürgermeister gibt das Wahlergebnis bekannt.

V. Abschnitt Ordnung in den Sitzungen

§ 22 Allgemeine Ordnung

(1)

Die Sitzordnung in der Gemeindevertretung wird vom Bürgermeister im Benehmen mit den Fraktionsvorsitzenden festgelegt. Mitglieder von Fraktionen sollen möglichst zusammensitzen; deren Sitzordnung regeln die Fraktionen unter sich. In der Sitzrunde der Gemeindevertretung dürfen neben den Mitgliedern nur noch gesetzlich zugelassene Sitzungsteilnehmer Platz nehmen.

(2)

Dazu gehören insbesondere Vertreter der Verwaltung und der Protokollführer. Zwischen der Sitzordnung der Gemeindevertretung und dem der Öffentlichkeit vorbehaltenen Teil des Sitzungsraumes (einschl. Vertretern der Presse, geladenen Gästen u. ä.) soll ein deutlich erkennbarer Unterschied bestehen.

(3)

Das Rauchen im Sitzungsraum ist untersagt. Der Bürgermeister kann die Sitzung in angemessenen Abständen für Rauchpausen unterbrechen; das Rauchen ist jedoch nur außerhalb des Sitzungsraumes zulässig.

(4)

Mitglieder der Gemeindevertretung, über deren Befangenheit entschieden wird oder die befangen sind, haben den Sitzungsraum zu verlassen.

(5)

Die Aufnahme von Wortbeiträgen der Sitzungsteilnehmer mit Tonaufzeichnungsgeräten ist, ausgenommen zur Unterstützung des Protokollführers, nicht gestattet. Ausnahmen kann der Bürgermeister mit Zustimmung der betroffenen Redner zulassen. Bildaufnahmen sind von der Zustimmung des Bürgermeisters abhängig. Diese Einschränkung gilt nicht für Vertreter der Presse.

(6)

Den Zuhörern ist die Störung der Sitzung durch Zurufe oder sonstige Willens- und Meinungsbekundungen untersagt.

§ 23 Ordnungsmaßnahmen gegen Gemeindevertreter

(1)

Der Bürgermeister kann Redner, die vom Verhandlungsgegenstand abweichen, auffordern, zur Sache zu sprechen. Wird der Aufforderung nicht Folge geleistet, kann er dem Redner das Wort entziehen.

(2)

Solange ein Redner das Wort hat, darf er von anderen Sitzungsteilnehmern nicht unterbrochen werden. Nur der Bürgermeister kann in Wahrnehmung sitzungsleitender Befugnisse Zwischenfragen stellen. Zwischenrufe von Gemeindevertretern sind unzulässig, wenn sie den Redner ungebührlich behindern, wegen ihres Inhalts die Ordnung verletzen oder den Sitzungsablauf beeinträchtigen.

(3)

Bei grober Ungebühr oder Verstoß gegen das Recht und die Geschäftsordnung kann der Bürgermeister Mitglieder der Gemeindevertretung unter Nennung des Namens zur Ordnung rufen. Der Ordnungsruf und sein Anlass dürfen von den nachfolgenden Rednern nicht behandelt werden.

(4)

Nach Abs. 3 zur Ordnung gerufene Gemeindevertreter können binnen einer Woche beim Bürgermeister einen schriftlich begründeten Einspruch einlegen. Wird dem Einspruch stattgegeben, so ist die Gemeindevertretung in ihrer nächsten Sitzung darüber zu informieren.

(5)

Ist ein Gemeindevertreter in der Sitzung dreimal nach Abs. 3 zur Ordnung gerufen worden, kann ihn der Bürgermeister von der Sitzung ausschließen und in den für die Öffentlichkeit vorbehaltenen Teil des Raumes verweisen.

(6)

Ein Gemeindevertreter, der von der Sitzung ausgeschlossen war, kann in der folgenden Sitzung bereits nach einmaligem Ordnungsruf ausgeschlossen werden.

(7)

Gegen den Sitzungsausschluss kann binnen einer Woche beim Bürgermeister schriftlich begründeter Einspruch eingelegt werden, der jedoch keine aufschiebende Wirkung hat. Wird dem Einspruch stattgegeben, unterrichtet er darüber die Gemeindevertretung in der folgenden Sitzung.

§ 24 Ausübung des Hausrechts

(1)

Der Bürgermeister übt während der Sitzungen der Gemeindevertretung im Sitzungsraum das Hausrecht aus.

(2)

Der Bürgermeister kann Zuhörer, die trotz Verwarnung durch Zwischenrufe die Verhandlung stören, Beifall oder Missbilligung störend äußern, Ordnung oder Anstand verletzen sowie unzulässig die Beratung zu beeinflussen versuchen, aus dem Sitzungsraum verweisen.

(3)

Wird die Beratung durch eine Vielzahl von Personen im Sinne des Abs. 2 gestört, ohne dass es dem Bürgermeister möglich ist, im Einzelnen zwischen Störern und Nichtstörern zu unterscheiden, so kann er, wenn er auf diese Möglichkeit erfolglos hingewiesen hat, zur Räumung des Zuhörerraumes auffordern. Bis die Räumung abgeschlossen ist, wird die Sitzung unterbrochen. Pressevertreter bleiben von der Räumungsaufforderung unberührt.

(4)

Ein nach Abs. 2 des Sitzungsraumes verwiesener Zuhörer kann für eine Dauer von bis zu einem Jahr vom Zutritt zu Sitzungen ausgeschlossen werden, wenn er ein weiteres Mal nach Abs. 2 des Sitzungsraumes verwiesen wurde.

VI. Abschnitt Sitzungsniederschrift

§ 25 Protokollführung

(1)

Zum Protokollführer wird ein Beschäftigter der Verwaltung von dem Vorsitzenden bestimmt. Der auf diese Weise berufene Protokollführer übt für die Gemeinde eine ehrenamtliche Tätigkeit aus.

(2)

Der Protokollführer fertigt für jede Sitzung eine Niederschrift an. Ihm ist zur Unterstützung bei der Abfassung der Sitzungsniederschrift erlaubt, den Sitzungsverlauf auf einem Tonträger aufzuzeichnen. Die Tonträgeraufnahme ist jedoch nach einer Beschlussfassung über Einwendungen gegen die Niederschrift (§ 41 Abs. 2 GO) zu löschen. Sie kann jedoch bei besonderen Anlässen auf Beschluss der Gemeindevertretung archiviert werden, wenn keiner derjenigen, deren Ausführungen auf dem Tonträger aufgezeichnet sind, widerspricht.

§ 26 Inhalt der Sitzungsniederschrift

(1)

Die Sitzungsniederschrift muss Angaben enthalten über:

1. Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung,
2. die Namen der anwesenden und entschuldigt fehlenden Mitglieder der Gemeindevertretung,
3. die Namen der anwesenden gesetzlichen Vertreter der Verwaltung, ihrer Beauftragten oder sonstiger Teilnahmeberechtigten sowie des Protokollführers,
4. Feststellung der Ordnungsmäßigkeit der Ladung,
5. Feststellung der Beschlussfähigkeit,
6. Beschlüsse über Einwendungen gegen die Niederschrift der letzten Sitzung,
7. die Tagesordnung,
8. Eingaben und Anfragen sowie Fragen, Vorschläge und Anregungen der Teilnehmer der Einwohnerfragestunde,
9. den Wortlaut der Anträge, die Beschlüsse und Ergebnisse der Abstimmungen und Wahlen,
10. sonstige wesentliche Vorkommnisse der Sitzung,
11. Ausschluss und Wiederherstellung der Öffentlichkeit,
12. Bekanntgabe der in nichtöffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse.

(2)

Die unter dem Tagesordnungspunkt “Mitteilungen des Bürgermeisters“ behandelten Sachverhalte sind in der Sitzungsniederschrift nur stichwortartig und aufzählungsmäßig festzuhalten.

(3)

Eine Kopie der Sitzungsniederschrift soll innerhalb von 30 Tagen, spätestens aber zusammen mit der Einladung zur nächsten Sitzung den Mitgliedern der Gemeindevertretung, zugesandt werden. Die Sitzungsniederschrift können alle Gemeindevertreter dem Ratsinformationsdienst entnehmen. Nichtöffentliche Sitzungen und Sitzungsteile sind nur für Mitglieder sichtbar.

(4)

Die Einsichtnahme in die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungen ist den Einwohnern über das Ratsinformationssystem zu ermöglichen.

§ 27 Einwendungen gegen die Niederschrift

(1)

Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich, spätestens jedoch bei der nächsten Sitzung dem Bürgermeister vorzulegen und zu begründen.

(2)

Über die Berechtigung der Einwendungen entscheidet die Gemeindevertretung in der folgenden Sitzung.

(3)

Wird einer Einwendung stattgegeben, so ist dies in der Niederschrift dieser Sitzung aufzunehmen. In der Niederschrift über die Sitzung, die die Einwendung betraf, ist ein Hinweis darauf aufzunehmen, dass in der späteren Sitzung der Gemeindevertretung einer Einwendung stattgegeben worden ist.

VII. Abschnitt Ausschüsse

§ 28 Verfahren in den Ausschüssen

(1)

Diese Geschäftsordnung gilt grundsätzlich sinngemäß auch für das Verfahren in den Ausschüssen, soweit diese nicht eine besondere Verfahrensordnung erhalten.

(2)

Abweichend von Abs. 1 gelten für die Ausschüsse folgende Regelungen:

1. Die Ausschüsse werden vom Ausschussvorsitzenden nach Abstimmung der Tagesordnung mit dem Bürgermeister und der Verwaltung einberufen. Der Ausschussvorsitzende kann Form und Inhalt der Ladung mit der Verwaltung auch fernmündlich abstimmen; in diesen Fällen wird die Ladung statt mit der Unterschrift mit “gez. Name des Ausschussvorsitzenden” gekennzeichnet.
2. Anträge sind über den Bürgermeister an den Ausschussvorsitzenden zu leiten.
3. Werden Anträge von der Gemeindevertretung oder vom Bürgermeister an mehrere Ausschüsse zur Beratung überwiesen, so ist ein Ausschuss als federführend zu bestimmen.
4. Sind Ausschussmitglieder an der Sitzungsteilnahme verhindert, so benachrichtigen sie den Vorsitzenden und ihre Vertreter, an die sie auch die Einladung sowie weitere Unterlagen weiterreichen.
5. Die Gemeindevertreter, die dem Ausschuss nicht angehören, erhalten zeitgleich mit den Ausschussmitgliedern eine Kopie der Ladung mit Tagesordnung. Beratungsunterlagen können ihnen auf Wunsch überlassen werden. Sie erhalten ferner eine Kopie der Niederschrift über die Ausschusssitzungen.
6. Entstehen durch die Hinzuziehung von Sachverständigen zu Ausschussberatungen oder durch sonstige Maßnahmen (z. B. Dienstreisen und Besichtigungen) Kosten, so ist rechtzeitig vorher die Zustimmung des Bürgermeisters einzuholen.

(3)

Ausschüsse sollen nach Möglichkeit Angelegenheiten, die ihre Aufgabenbereiche in gleicher Weise berühren, in gemeinsamen Sitzungen beraten. Zu einer solchen Sitzung werden die Ausschüsse durch eine von den beteiligten Ausschussvorsitzenden gemeinsam erstellten Tagesordnung eingeladen. Die Ausschussvorsitzenden verständigen sich über die Sitzungsleitung und eine einheitliche Protokollführung.
Die Beschlussfähigkeit ist für jeden Ausschuss getrennt festzustellen. Die Beratung der Tagesordnung erfolgt gemeinsam. Die Ausschüsse beschließen getrennt über die Tagesordnungspunkte; ihre Beschlussfassung ist in einer gemeinsamen Niederschrift getrennt zu protokollieren.

VIII. Abschnitt Datenschutz

§ 29 Grundsatz

(1)

Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse, die im Rahmen der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit Zugang zu vertraulichen Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, haben bzw. von ihnen Kenntnis erlangen, dürfen solche Daten nur zu dem jeweiligen der rechtmäßigen Aufgabenerfüllung dienenden Zweck verarbeiten oder offenbaren.

(2)

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person. Hierzu zählen auch Daten, die alleine oder in Kombination mit anderen Daten eine Zuordnung zu einer bestimmbaren natürlichen Person ermöglichen.

(3)

Vertrauliche Unterlagen sind alle Schriftstücke, automatisierte Dateien und sonstige Datenträger, die als solche gekennzeichnet sind oder personenbezogene Daten enthalten. Hierzu zählen auch mit vertraulichen Unterlagen in Zusammenhang stehende handschriftliche oder andere Notizen.

§ 30 Datenverarbeitung

(1)

Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse sind verpflichtet, vertrauliche Unterlagen so aufzubewahren, dass sie ständig vor Kenntnisnahme durch Zugriff Dritter (z. B. Familienangehörige, Besucher, Parteifreunde, Nachbarn etc.) gesichert sind. Dieses gilt auch für den Transport der Unterlagen. In begründeten Einzelfällen ist dem Bürgermeister auf Verlangen Auskunft über die getroffenen Datensicherheitsmaßnahmen zu geben.

(2)

Eine Weitergabe von vertraulichen Unterlagen oder Mitteilung über den Inhalt an Dritte, ausgenommen im erforderlichen Umfang im Verhinderungsfall an die Stellvertretenden, ist nicht zulässig.
Dieses gilt auch gegenüber den Mitgliedern der eigenen Partei bzw. Fraktion, die nicht aufgrund ihrer Mitgliedschaft in der Gemeindevertretung oder dem jeweiligen zuständigen Ausschuss Zugang zu den vertraulichen Unterlagen erhalten.

(3)

Die Mitglieder der Gemeindevertretung und der Ausschüsse sind bei einem Auskunftsersuchen eines Betroffenen nach dem Landesdatenschutzgesetz verpflichtet, dem Bürgermeister auf Anfrage schriftlich Auskunft über die bei ihnen aufgrund ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit zu einer bestimmten Person gespeicherter Daten zu erteilen.

(4)

Vertrauliche Unterlagen sind unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden. Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit in Zusammenhang stehenden Unterlagen ist dieses regelmäßig anzunehmen, wenn gegen die Niederschrift über die Sitzung, in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschließend behandelt wurde, kein Einspruch erhoben wurde bzw. über diesen nach § 26 (3) entschieden wurde.

(5)

Alle weiteren vertraulichen Unterlagen sind spätestens 5 Jahre nach Abschluss der Beratungen, bei einem Ausscheiden aus der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss sofort, dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen.

(6)

Die Unterlagen können auch der Verwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung übergeben werden.

(7)

Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen sicherzustellen. Soweit die vertraulichen Unterlagen zur Vernichtung an die Verwaltung übergeben wurden, ist schriftlich zu bestätigen, dass sämtliche Unterlagen vollständig abgegeben wurden.

IX. Abschnitt Schlussvorschriften

§ 31 Auslegung der Geschäftsordnung

Bestehen Zweifel an der Auslegung einer Geschäftsordnungsbestimmung, so entscheidet der Bürgermeister für die Dauer der Sitzung verbindlich über die Auslegung.

§ 32 Abweichungen von der Geschäftsordnung

(1)

Der Bürgermeister kann auf Antrag eines Gemeindevertreters im Einzelfall von der Geschäftsordnung abweichen, wenn dies zweckmäßig ist, der Verfahrenserleichterung dient und niemand widerspricht.

(2)

Im Übrigen kann die Gemeindevertretung eine Abweichung von der Geschäftsordnung für die Dauer einer Sitzung oder für die Beratung eines Tagesordnungspunktes beschließen. Dies gilt nicht für gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensregelungen.

§ 33 Geltungsdauer

Diese Geschäftsordnung tritt mit ihrer Beschlussfassung in Kraft und gilt für die Dauer der Wahlzeit der Gemeindevertretung und für die konstituierende Sitzung der folgenden Wahlzeit. Sie gilt weiter, wenn keine neue geänderte Geschäftsordnung beschlossen wird. Die bisherige Geschäftsordnung vom 26. September 1990 tritt mit dem Beschluss über diese Geschäftsordnung außer Kraft.