Vergaben

Dokumentation und Informationspflicht nach § 20 VOB/A
(Stand 2019)

Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen in Textform festgehalten werden.
Diese Dokumentation muss mindestens enthalten:

1. Name und Anschrift des Auftraggebers,
2. Art und Umfang der Leistung
3. Wert des Auftrags,
4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für Ihre Auswahl,
5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für die Ablehnung,
6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,
7. Namen des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf sein Angebot,
8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit bekannt,
9. bei Beschränkter Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb, Freihändiger Vergabe Gründe für die Wahl des jeweiligen Verfahrens,
10. gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrages verzichtet hat.

Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren.

Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies in der Dokumentation zu begründen. Dies gilt auch für den Verzicht auf Angaben zur Eignung
gemäß § 6a Abs. 5.

Nach Zuschlagserteilung hat der Auftraggeber auf geeigneter Weise, z.B. auf Internetportalen oder im Beschafferprofil zu informieren, wenn bei

1. Beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnehmerwettbewerb der Auftragswert 25.000 € ohne Umsatzsteuer,
2. Freihändigen Vergaben der Auftragswert 15.000 € ohne Umsatzsteuer

übersteigt. Diese Informationen werden sechs Monate vorgehalten und müssen folgende Angaben enthalten:

• a) Name, Anschrift, Telefon-, Telefaxnummer und E-Mailadresse des Auftraggebers,
• b) gewähltes Verfahren,
• c) Auftragsgegenstand,
• d) Ort der Ausführung,
• e) Name des beauftragten Unternehmens.

Der Auftraggeber informiert fortlaufend Unternehmen auf Internetportalen oder in seinem Beschaffungsprofil über beabsichtigte Beschränkte Ausschreibungen nach § 3a Abs. 2 Nummer 1 ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 € ohne Umsatzsteuer. Diese Informationen müssen folgende Angaben enthalten:

1. Name, Anschrift, Telefon-, Telefaxnummer und E-Mailadresse des Auftraggebers,
2. Auftragsgegenstand
3. Ort der Ausführung,
4. Art und voraussichtlicher Umfang der Leistungen,
5. voraussichtlicher Zeitraum der Ausführung.